Guia Rápido
Aqui será apresentado brevemente os passos mínimos necessários para seu sistema funcionar.
Assine o contrato
cadastre seus clientes
Cadastre os produtos
Faça uma definição de estoque
Vincule ao terminal
faça inventário
Módulo ERP
Primeiro Acesso
Acesse o site www.erpvending.com.br e utilize o usuário e senha que recebeu de nossa equipe por e-mail:
Assim que acessar a primeira vez leia com atenção o Acordo de Termos de Uso e o Acordo de Termos Gerais:
Sugerimos que faça os tutoriais do sistema para que facilite a administração da sua operação.
Tela Inicial
Assim que estiver online, você verá a tela de início do ERP;
Nela haverá um menu ao lado esquerdo com opções para administração da sua operação e um menu superior para navegar entre os sistemas (ERP, VendTEF, MicroMarket e Payblu), nosso dashboard (navegação rápida) e um gráfico informando suas vendas e o resumo do mês atual, anterior, semana atual e as vendas de hoje:
Assinatura de contratos VendPago
Para assinar os contratos basta acessar ao menu lateral esquerdo e clicar em Contratos VendPago, nesta tela será exibido os termos de uso e termos geral, a tabela de preços do PayBlu, estarão minimizados mas basta clicar nos mesmos para expandi-los.
Em termos de aceite exibirá também os valores previstos para uma fatura integral.
Há um botão para ativação e desativação de vários contratos simultaneamente, quando os terminais ainda estiverem desativados basta clicar no botão vermelho (Terminais/Dispositivos Desativados XX), selecionar todos que precisam ser ativados e dar o aceite no final da tela. É possível ativar vários sistemas simultaneamente por isso atenção aos contratos que está assinando, caso possua terminais VendTEF (para vending machines) Totens de lavanderia ou MicroMarkets ou PayBlu mais de um serviço serão exibidos todos nesta tela.
Após selecionar todos os dispositivos, Marcar a caixa Li e aceito...Então pedir ativação
Definindo clientes das operações
Para organizar melhor as operações é possível definir nomes para os clientes.
Apenas por definição:
Clientes são os locais onde estão suas operações ou pontos de vendas, caso possua mais de uma, a organização desses itens são muito necessárias para facilitar sua administração.
Para isso, acesse o ERP e no menu à esquerda acesse configurações, e clique em Clientes:
Na tela seguinte basta clicar em Adicionar.
Preencha os dados e marque “exibir cliente na lista de operações” como SIM.
Caso habilite a opção para emissão de notas fiscais nos contratos de serviços de ERP, é possível emitir notas para seus clientes, para isso será necessário o preenchimento dos dados fiscais, caso não tenha interesse neste módulo não é obrigatório o preenchimento. lembrando que Clientes são seus pontos de vendas, e usuário é quem utiliza o seu equipamento para comprar seus produtos.
Após criar os clientes nas telas iniciais dos sistemas é possível acompanhar as vendas ou detalhes dos terminais de cada cliente separadamente, selecionando apenas um cliente na lista de operações. Ou, caso queira de todos os clientes de uma única vez, selecionando “Todos os Clientes”.
Cadastro de Fornecedores
Para um melhor controle de seus fornecedores é possivel cadastra-los
É possível cadastrá-lo de duas formas, a mais simples é importando um XML com a nota fiscal da sua compra com o fornecedor, desta forma todos seus produtos serão cadastrados automaticamente, juntamente com os dados do fornecedor.
Cadastre o email do fornecedor para quando for necessário solicitar uma nova compra pode ser enviado automaticamente pelo sistema. para este email, Selecione o arquivo XML da nota fiscal, e clique em importar.
Caso não possua o XML é necessário cadastrar manualmente, para isso basta clicar em adicionar.
Preencha todos os campos abaixo com os dados solicitados do fornecedor, os campos que possuem asterisco são obrigatórios.
Caso já tenha algum produto cadastrado que este fornecedor também fornece é possível adicionar e cadastrar o código deste produto para este fornecedor.
Clique no botão + Novo Produto digite o nome do produto e o código para este fornecedor e clique em salvar.
Cadastros de Unidades Comerciais
Unidades comerciais são as formas de que se podem armazenar os produtos, Unidades, caixa, galões, lotes etc.
O Cadastro é simples pois neste ponto só precisamos do nome e abreviação da unidade comercial, as quantidades podem variar de acordo com cada produto.
Cadastro de Produtos
Para que seu terminal consiga identificar os produtos que vende, é necessário cadastrá-los previamente ao sistema. para isso acesse no Menu Lateral esquerdo Configurações > Produtos
Da mesma forma que o cadastro de fornecedores, produtos também podem ser cadastrados utilizando XML ou manualmente.
Para o Cadastro Manual do produto clique em + Adicionar, Sugiro utilizar um leitor de código de barras para não existir erros de digitação dos códigos dos produtos, pois as vezes os códigos possuem números que não são visíveis e digitamos diferente do que o scanner lerá durante o processo de compras.
Preencha todos os campos, lembrando que campos com asterisco são obrigatórios.
Em código, utilize o código de barras, nome simplificado, Não utilize caracteres especiais como ( ‘ “ ´ `, ( ) < >&), pois poderá ter problemas com os terminais para baixar a listagem de produtos,Tipo de produto selecione na lista o que mais corresponde com o que está vendendo caso não queira classificar utilize outros, Custo do Produto é o valor de cadastro para calcular o produto mais rentável.
Caso utilize para emissão de notas fiscais é necessário o preenchimento dos campos referentes aos dados fiscais.
Por fim, configure as unidades comerciais deste produto, todas quantas necessárias.
Cadastro de estoque central
Para organizar melhor o sistema de estoque e de seus pontos de vendas, é possivel cadastrar um estoque central o qual irá abastecer os demais Clientes.
Clique em adicionar neste ponto basta criar um nome e sua localização.
Clique em Produtos configurados para adicionar os produtos que serão controlados por esse "Depósito"
Clique em adicionar
Cadastre os produtos, ao começar a digitar o nome do produto ou código já será exibido os produtos cadastrados, defina um estoque máximo para manter no estoque, e seus alertas.
Controle de estoque
Após criar faça um inventário para controlar seu estoque, na listagem de estoque clique em realizar operação, esse controle é do seu estoque central
Emissão de Boletos
No menu ao lado esquerdo clique em boletos, será exibido o histórico de boletos, onde é possível imprimir o boleto atual, consultar o detalhamento da fatura e
Módulo MicroMarket
Neste módulo é possível administrar detalhes dos Clientes que são seus pontos de venda de autoatendimento.
Semelhante a tela do ERP, aqui é apresentado um menu ao lado esquerdo e botões de acesso rápido.
Conta também com o gráfico referente às vendas, porém aqui será apresentado somente as vendas que ocorrerem no MicroMarket, no ERP mostra as vendas de todos os sistemas VendPago resumida.
Acompanhamento de Estoque dos terminais
Depois de criar um estoque central será necessário criar um estoque independente para cada ponto de venda, ou um estoque padrão para seus pontos de vendas, isso dependerá da forma que pretende trabalhar com cada terminal.
Como os produtos já estão cadastrados no ERP, é possível criar suas definições de estoque que não são obrigatórias em um controle de estoque central, porém, se quiser um controle de estoque centralizado todos os produtos necessariamente precisam estar no mesmo estoque central
Clique em Adicionar e defina um nome para seus estoque, caso seja um estoque para cliente as quantidades de produto máximo mínimo etc será para cada cliente se for um estoque generalizado usaremos as mesmas quantidades para todos os pontos de venda.
Clique em produtos ativos para definir os produtos deste estoque.
Selecione o produto, digitando parte do nome já será exibido em uma lista, neste ponto que definiremos o valor de venda dos produtos, o Campo Quantidade de Dias, é apenas para um relatório que mostra a quantidade de produtos vendidos nesse período cadastrado neste campo, Capacidade é o Máximo que estará disponível para venda, a quantidade de alerta é possível organizar por quantidades ou por porcentagem basta alterar valor em porcentagem sim ou não.
Após cadastrar todos os produtos, é necessário cadastrar esse estoque em seus terminais.
Cadastro de funcionários
Para cadastrar algumas questões de estoque reposições etc para isso
Cadastre os dados do funcionário, nome o número de matrícula, e uma senha que deve ser numérica, e as funções que ele poderá exercer, e a quais terminais ele terá acesso
Acompanhamento dos Terminais
Para configurar detalhes dos totens, realizar configurações, vincular terminais PayBlu ao totem, colocar nos clientes corretos, obter relatórios de um único totem e etc.
Use os botões de acesso rápido e clique em Máquinas, ou clique no menu esquerdo, Máquinas, Acompanhamento de máquinas:
Serão exibidos todos os terminais, suas identificações, o status atual de cada um, o faturamento mensal do totem, horário da última venda, horário da última comunicação do terminal com o servidor e dois botões: uma engrenagem para as configurações e uma prancheta para os relatórios:
Identificando os terminais
Clicando no botão da engrenagem clique em Configurações:
Nesta tela é possível cadastrar um nome para o totem, inserir um número de matrícula que poderá ser seu número de patrimônio, vincular o Terminal MicroMarket, tanto físico quanto APP e Cliente. Em cliente selecione o ponto de venda onde estará seu terminal, em MAC Address Trava, apenas para os terminais APP é possível adicionar uma trava de geladeira, o botão reiniciar, poderá ser acionado caso queira reiniciar seu terminal remotamente, no campo Definição de Estoque é a lista de estoque que cadastrou para esse cliente, se todos os produtos estiverem também em um estoque central selecione em Estoque ERP.
Caso este cliente tenha mais de um terminal, podendo ser um terminal físico e outro APP ou mais de um terminal físico, é necessário compartilhar o estoque, pois assim quando a compra ocorrer em um terminal ou em outro haverá a baixa no estoque corretamente, para isso selecione o botão estoque compartilhando e selecione qual o terminal possui o estoque compartilhado.
Operações de estoque
Selecione o tipo de operação, Inventário, Inventário Parcial, Abastecimento, Descarte, PickList
Depois de lançar os valores confirme se estão corretos.
Ficará pendente até ser processado pelo servidor.
Relatórios
O sistema traz vários relatórios para facilitar a administração da sua lavanderia, a forma de acessar os relatórios do VendTEF e do PayBlu são iguais, com seus detalhes, as vendas que for exibida no relatório de VendTEF é referente exclusivamente às vendas realizadas via Totem, não exibindo as vendas realizadas via aplicativo PlayBlu.
Caso possua várias lavanderias, será possível acessar relatórios individualizados acessando cada cliente separadamente, como explicado anteriormente em cadastro de clientes.
Os relatórios mais utilizados são:
Relatórios de Vendas
Clientes Cadastrados
Relatório de Vendas
Para acessar utilize o menu lateral esquerdo, clique em relatórios, em seguida Vendas.
Será exibido uma tela contendo as vendas referente a data de hoje, no canto superior direito é possível visualizar o dia anterior, ou selecionar Download de outros períodos.
caso precise um relatório contendo vários dias selecione Download de Outros períodos. será exibida uma tela, para selecionar a Data de início e data de Fim do relatórios, porém, é necessário lembrar que o relatório não poderá ser superior a 31 dias, caso necessite um período maior será necessário realizar mais de um relatório.
Caso queira fazer algum filtro poderá selecionar os filtros antes de continuar, ao clicar em continuar na parte inferior da tela exibirá um botão de download. ao clicar em Download baixará um arquivo compactado (.zip) com o relatório dentro dele. esse relatório está em formato de texto separado por vírgulas, o que permite ser aberto por qualquer software de planilha eletrônica disponível no mercado.
Cadastro de clientes
Caso seu totem possua a funcionalidade de cadastro de clientes, é possível verificar os clientes cadastrados, exatamente como no relatório de vendas as telas são semelhantes, onde é possível ver os cadastros de hoje, ontem e outros períodos.
Para acessar esse relatório clique no menu Lateral Esquerdo, Relatórios, na seção Demais relatórios encontrará Cadastros de clientes.
Vídeo ilustrativo: https://drive.google.com/file/d/1ehsfIMVw-eLQcK36B3LT16QzDZSVmeLu/view?usp=sharing
Configuração física dos totems
Ligação
O totem utiliza um cabo de alimentação destacável, ligue o cabo na tomada de 100V a 240V automático, não há necessidade de um disjuntor específico para ele, para ligar o totem ligue o botão Liga/desliga ( I/0) na posição I.
Configuração de Rede
Assim que o Totem ligar haverá um ícone de uma engrenagem no canto superior esquerdo, clique para poder configurar a interface de rede, será solicitado uma senha, 76783, selecione o tipo de rede que utilizará:
DHCP - Rede cabeada com IP dinâmico; Necessário apenas o cabo de rede
IP Fixo - Rede cabeada com IP estático; Necessário informar IP, Máscara, Gateway e DNS
Wifi DHCP - Redes Wifi com IP dinâmico; Necessário adaptador de rede wifi homologado, e informar o nome da rede e senha considerando caracteres maiúsculos minúsculos espaços etc...
Wifi IP Fixo - Redes Wifi, além do adaptador e dos dados de nome e senha, é necessário informar os dados do IP, Máscara, Gateway e DNS
Rede 3G; Necessário Modem 3G homologado, pode ser rede aberta, das próprias operadoras com reconhecimento automático, ou com APN Privada.
Contatos do Suporte
Caso precise de suporte técnico da VendPago, contamos com vários canais:
WhatsAPP: 41 3015-4374
Email: [email protected]
Para os acessos abaixo é necessário estar logado no erpvending.com.br
Base de conhecimento: https://vendpago.tomticket.com/kb
Abertura de chamados: https://vendpago.tomticket.com/helpdesk